تمپفا مرکز دیجیتال مارکتینگ

امروزه بیشتر سازمان‌‌ها و شرکت‌ها به سمت یکپارچه‌سازی سیستم‌های اطلاعاتی و ارتباطی خود حرکت کرده و در این راستا به دنبال تجهیزات و ابزارهایی هستند که بهره‌وری آن‌ها را به حداکثر برساند و با کمترین هزینه، سیستم‌های اطلاعاتی آن‌ها را مترکز کند.

یکی از این بسترهای جدید برای یکپارچه‌سازی اطلاعات، سیستم‌های تلفنی تحت شبکه یا ویپ است که برای سازمان‌ها و شرکت‌هایی که شعبات متعدد داشته و رضایت مشتری برای آن‌ها در اولویت قرار دارد؛ بهترین انتخاب است. در ادامه به نکات مهم و کلیدی اشاره کرده‌ایم که به شما در انتخاب و راه‌اندازی سیستم تلفنی ویپ کمک می‌کند.

ویپ چیست و چه کاربردی دارد؟

ویپ (VoIP)؛ مخفف بستری است که صدا را از طریق شبکه اینترنت منتقل می‌کند. این فناوری در ابتدا تنها محدود به انتقال صدا می‌شد اما با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی تصویر را نیز منتقل می‌کند. تلفن‌های ویپ امکانات و مزایای گوناگونی در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد که از جمله آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• حذف هزینه‌های جانبی
• عدم محدودیت شماره تلفن در خطوط داخلی
• انتقال تماس به شماره‌ها و دستگاه‌های مختلف هنگام عدم حضور در شرکت
• صف تماس، صندوق صوتی، منشی دیجیتال، ضبط و آرشیو مکالمات، دریافت و ارسال فکس
• امکان برقراری تماس‌های تحت شبکه اینترنت یا اینترانت
• و

خرید و راه اندازی سیستم ویپ

راه‌اندازی یک سیستم ویپ برای هر شرکتی دو مرحله عمده دارد:

1. اولین مرحله؛
خرید تجهیزات و زیرساخت‌های سخت‌افزاری تلفن تحت شبکه مانند سرور و کابل و سیم‌کشی است

2. دومین مرحله؛
نصب و راه‌اندازی نرم‌افزاری ویپ است که شامل طراحی و ساخت مرکز تلفن می‌شود.

پیاده‌سازی این دو مرحله با توجه به نیاز و ویژگی‌های مختلف یک مجموعه متفاوت است و تلفنی که برای یک بیزینس کوچک خانگی طراحی می‌شود با تلفنی که برای یک شرکت پانصد نفره مورد استفاده قرار می‌گیرد از زمین تا آسمان تفاوت دارد.

با توجه به این موضوع پیاده‌سازی تمامی این مراحل از صفر تا صد می‌تواند برای شرکت‌ها اندکی چالش‌برانگیز و دشوار باشد. به همین خاطر برآن شدیم تا در این مقاله یک راهنمای جامع و کلی برای پیاده‌سازی مناسب تلفن تحت شبکه ارائه دهیم.
با مطالعه و اجرای این نکات کلیدی می‌توانید نیازهای شرکت یا بیزینس خود را شناسایی کرده و در حداقل زمان بهترین نتیجه را از خرید و نصب تلفن‌های ویپ خود بگیرید.

یک مرکز تماس ایده‌آل راه‌اندازی کنید.

پاسخ‌گویی به هفت سوال زیر به شما کمک می‌کند که انتخاب‌های خود را محدود کنید و با توجه به نیاز خود یک مرکز تماس ایده‌آل راه‌اندازی کنید. که در ادامه هر یک را بیشتر توضیح می‌دهیم.

1. بودجه‌ مدنظر برای خرید چه قدر است؟
2. آیا پهنای باند شرکت پاسخگوی تلفن ویپ است یا نه؟
3. آیا در مجموعه تجهیزات و زیرساخت‌های آنالوگ موجود است یا خیر؟
4. اپراتورها و کاربرانی که قرار است از مرکز تلفن استفاده کنند چند نفر است؟
5. امنیت شبکه تا چه اندازه برایم اهمیت دارد؟
6. چه پروتکل‌هایی برای پشتیبانی از تلفن باید تهیه شود؟
7. چه ویژگی‌های از تلفن انتظار دارم؟ (با توجه به نیاز مجموعه)

1. بودجه‌ مدنظر برای خرید چه قدر است؟

با وجود این‌که قیمت هیچ‌گاه ملاک اصلی نیست اما به شما در انتخاب مدل تلفن و تجهیزات اضافه آن کمک می‌کند. با توجه به ویژگی‌هایی که از تلفن انتظار دارید قیمت این تلفن‌ها می‌تواند افزایش یابد. هم‌چنین برآورد هزینه‌ها قبل از خرید در پیشگیری از ولخرجی و خرید تحت تاثیر تبلیغات از اهمیت بالایی برخوردار است.

2. آیا پهنای باند شرکت پاسخگوی تلفن ویپ است یا نه؟

از آن‌جایی که تلفن‌های تحت شبکه وابسته به اتصالات اینترنتی هستند؛ بدون اتصال به اینترنت نمی‌توانید تماس برقرار کنید. برای راه‌اندازی ویپ در شرکت‌های بزرگ به علت افزایش تعداد تماس‌های دریافتی پهنای باند بیشتری مورد نیاز است. بررسی این موضوع قبل از خرید این مدل تلفن‌ها اهمیت زیادی دارد.

3. آیا در مجموعه تجهیزات و زیرساخت‌های آنالوگ موجود است یا خیر؟

بررسی این موضوع در خرید نوع تجهیزات مورد نیاز اهمیت دارد. اگر شما تلفن آنالوگ در شرکت دارید دیگر نیازی به خرید تلفن‌های تحت شبکه ندارید بلکه با خرید یک آداپتور کم‌هزینه‌تر می‌توانید تلفن آنالوگ را به ویپ تبدیل کنید.

این آداپتور که به نام ATA» شناخته می‌شود تلفن آنالوگ را به ویپ تبدیل کرده و از سویی دیگر توسط پورت LAN» به شبکه IP» متصل می‌گردد. دستگاهی به نام IP PBX» نیز وجود دارد که تمام داخلی‌های ATA» را به صورت یکپارچه به مرکز تلفن تحت شبکه متصل می‌کند.

4. چه تعداد اپراتور و کاربر قرار است از مرکز تلفن شما استفاده کنند؟

پاسخ به این سوال به ما کمک می‌کند که تعداد کاربران شبکه را بدانیم و تعداد پروتوکل‌ها و تجهیزاتی که باید برای آن‌ها فراهم کنیم را به درستی برآورد کنیم. این موضوع در تعیین مکان مرکز تلفن اصلی نیز دخالت داشته و هزینه‌ها را به شکل منطقی‌تری برآورد می‌کند.

5. امنیت شبکه تا چه اندازه اهمیت دارد؟

نیاز به برقراری امنیت در دنیای امروزه برای همه سیستم‌های موجود در سازمان ضروری است. برای برقراری امنیت سه مرحله برای تلفن‌‌های تحت شبکه وجود دارد که در ادامه اختصارا به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.

الف. تامین امنیت با استفاده از نرم‌افزارهای پشتیبانی کننده تحت شبکه

این مرحله از امنیت به صورت خودکار توسط سرورهای ویپ مانند الستیکس یا سیسکو انجام می‌شود. این مدل هزینه چندانی برای مجموعه در برنخواهد داشت و 30 الی 40 درصد امنیت را تامین خواهد کرد.

ب. تجهیزات سخت‌افزاری برای برقراری امنیت نوع دوم

اگر شرکت شما هم در دسته آن بیزینس‌هایی است که امنیت اطلاعات در آن از اهمیت نسبی برخوردار است و در صورت اختلال ضرر بسیاری به شرکت وارد می‌شود باید از این نوع امنیت برای مجموعه خود تهیه کنید. در این مرحله با نصب تجهیزات خاص در بستر شبکه امنیت تا 90 درصد افزایش پیدا خواهد کرد.

ج. تجهیزات امنیتی Enterprise»

هزینه نصب و راه‌اندازی این سطح از امنیت بسیار بالا بوده و برای سازمان‌های امنیتی و بزرگ کاربرد دارد. در این مرحله علاوه بر خرید تجهیزات، بایستی از متخصصان این حوزه برای نصب کمک بگیرید زیرا هرگونه اشتباه در فرایند راه‌اندازی ضرر زیادی به مجموعه وارد خواهد کرد.
شما با توجه به نوع بیزینس و فعالیتی که انجام می‌دهید باید در چک‌لیست مقدماتی خود نوع امنیت سرور ویپ را نیز مشخص کنید.

6. چه پروتکل‌هایی برای پشتیبانی از تلفن نیاز است؟

از آنجایی که  سیستم ویپ بر روی بستر شبکه فعالیت می‌کند برای انتقال اطلاعات بر روی خطوط آی‌پی نیازمند یک زبان ارتباطی هستیم که اصطلاحا پروتکل نامیده می‌شود.

حال برای افزایش کیفیت تماس شما می‌توانید سیگنال‌های صوتی را قبل از ارسال با کدک‌های خاصی فشرده کنید تا حجم تماس و پهنای باند کاهش یافته و ارتباط با سرعت بیشتری برقرار می‌شود.
با وجود این‌که اغلب تلفن‌های ویپ از پروتکل sip و کدک‌های G.711 و G.729» پشتیبانی می‌کند ولی برخی از  سرویس‌های ویپ تنها از پروتکل‌های MGCP، H.248 و کدک GSM» پشتیبانی کرده که طبیعتا هنگام خرید تلفن باید این ویژگی را مدنظر داشته باشید.

بررسی مزایای هر یک از این پروتکل‌ها و انتخاب بهترین آن‌ها متناسب با نیاز شرکت در خرید تلفن تحت شبکه ضروری است.
به طور مثال پروتکل SIP» علاوه بر پشتیبانی از صدا، از تصویر و داده‌ نیز پشتیبانی می‌کند. این موضوع موجب می‌شود تا شرکت‌ها از مزایای ویدئوکنفرانس، تجهیزات امنیتی، یکپارچگی با CRM» و . نیز برای برقراری ارتباط استفاده کنند.

7. با توجه به نیاز مجموعه از تلفن‌ها چه انتظاراتی دارم؟ 

در این مرحله باید چک‌لیستی با توجه به نیاز مجموعه خود تهیه کنید و هنگام خرید تلفن به این موارد آن توجه کنید. در ادامه هر یک ویژگی‌هایی را بیشتر توضیح می‌دهیم.

• دارای کاربری مورد استفاده برای مدیریت، کارشناس و پذیرش
• دارای ویژگی‌های صوتی و تصویری و قابلیت کنفرانس صوتی و تصویری.
• دارای قابلیت جابجایی و ارسال فکس، صندوق صوتی با پشتیبانی دکت، وای‌فای بیسیم و قابلیت اتصال بلوتوثی به موبایل.
• دارای قابلیت یکپارچگی با CRM و مدیریت تماس از راه دور.

کاربری مورد استفاده؛

تلفنی که شما می‌خرید باتوجه به این موضوع که تعداد تماس‌های دریافتی اپراتور در یک ساعت چندتا است و چه مدت زمانی در روز تلفن مورد استفاده قرار می‌گیرد متفاوت خواهد بود.

نکته دیگری که در این مرحله باید بررسی شود نیاز هر شخص با توجه به سمت او در سازمان است تا  بسته به نوع کاربری هر اپراتور یک تلفن ویپ مناسب انتخاب شود. مثلا تلفن مورد استفاده منشی با تلفن مورد استفاده مدیر مجموعه متفاوت است.

قابلیت جابه‌جایی؛

این نوع از تلفن‌ها دارای تکنولوژی بلوتوث یا وای‌فای هستند. با قابلیت بلوتوثی می‌توانید به کمک هدفن‌های بی‌سیم به تلفن متصل شده و تماس برقرار کنید.
از سویی دیگر می‌توانید تلفن را به موبایل خود متصل کرده و از آن برای شماره‌گیری یا انتقال شماره‌ها استفاده کنید. قابلیت‌های ارسال فکس به ایمیل یا صندوق صوتی نیز از سایر ویژگی‌های این مدل تلفن‌ها است.

یک‌پارچه‌سازی؛

به کمک تلفن‌هایی که این قابلیت را دارند می‌توانید از راه دور تماس‌های خود را مدیریت کرده و زمان‌‌هایی که در محل کار حضور ندارید به تلفن خود دسترسی پیدا کنید.

تکنولوژی وای‌فای؛

برخی از تلفن‌های تحت شبکه قابلیت اتصال به وای‌فای دارند که به وسیله آن‌ها می‌توانید قابلیت جابه‌جایی را به تلفن خود اضافه کنید.
اگر مجموعه شما دارای تلفن تحت شبکه است و می‌خواهید قابلیت وای‌فای را به آن اضافه کنید، می‌توانید از انواع مختلف Accsess point و روترهایی با قابلیت VPN استفاده کنید.

قابلیت PEO

تلفن‌هایی با قابلیت PEO می‌توانند در صورت قطعی برق به کار خود ادامه دهند.
بنابراین اگر در مجموعه شما پاسخگویی مداوم از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است این ویژگی‌ را هنگام خرید تلفن مدنظر داشته باشید.

در پایان باید گفت.

در این مقاله تلاش کردیم تا به صورت کلی تمامی نکاتی که هنگام راه‌اندازی سیستم تلفنی ویپ باید مدنظر داشته باشید را مرور کنیم. هم‌چنین دو چک‌لیست مهم برای خرید تلفن در اختیار شما قرار دادیم تا با کمک آن بهترین انتخاب را داشته باشید.
بعد از پر کردن این دو لیست براساس نیاز شرکت‌تان، آن را به یک متخصص در این حوزه ارائه دهید تا برای خرید تلفن به شما راهنمایی‌های لازم را ارائه دهد.

کارشناسان نوین‌ویپ در این حوزه به صورت رایگان راهنمایی‌های لازم را به شما ارائه خواهند داد. همچنین اگر با انواع مدل‌ها تلفن تحت شبکه در بازار آشنایی دارید، می‌توانید مستقیماً به فروشگاه نوین‌ویپ مراجعه نمایید و تلفن مورد نظر خود را خریداری کنید.

با وجود این‌که در شرایط کنونی برای پیشگیری از شیوع ویروس‌ کرونا و همچنین صرفه‌جویی در منابع و هزینه‌ها، صحبت درباره دورکاری پرسنل بیش‌تر از گذشته است، اما هنوز تعریف واحدی از دورکاری نمیتوان ارائه کرد.! و حتی اصطلاحی که مورد توافق همۀ افراد باشد نیز وجود ندارد. با این حال دورکاری کارمندان، خصوصا در شرایطی که حفظ سلامت افراد بیش از پیش اهمیت دارد، مسئلۀ مهمی است.

به نظر شما شرایط انجام دورکاری چگونه فراهم خواهد شد؟ شرکت‌ها چه زیرساخت‌هایی را باید برای سهولت دورکاری پرسنل خود فراهم کنند؟ مهم‌ترین دغدغۀ ارگان‌ها در رابطه با دورکاری پرسنل چیست؟
این‌ها همه سوال‌هایی است که با فکر کردن دربارۀ این موضوع ممکن است برای شما به‌وجود آید. در این مقاله‌ با ما باشید تا پاسخ‌ سوالات خود را بگیرید.

دورکاری چیست؟

قبل از پرداختن به بحث اصلی، بهتر است مروری کوتاه بر معنی و مفهوم دورکاری داشته باشیم. همان‌طور که گفتیم یک تعریف جهانی و همه‌گیر برای مفهوم دورکاری مشخص نشده. واژه‌هایی مانند Telecommuting» ،Remote-workers» و Working-at-home» همگی ممکن است معنای مشابهی برای دورکاری داشته باشند.

دورکاری روشی برای سازمان‌دهی و انجام کار در مکانی غیر از محل استقرار شرکت است. همچنین مزایای ویپ برای شرکت‌ها و مشاغل دورکار به قدری بالاست که امروزه بسیاری مشاغل به فکر فراهم آوردن زیرساختهای دورکاری کارمندان خود افتاده‌اند.

با دورکاری می‌توانید در هر مکانی از خانه گرفته تا پارک، کافی‌شاپ و حتی فضای کار اشتراکی، به دورکاری مشغول شوید. لازمۀ دورکاری، استفاده از تکنولوژی اطلاعات و ارتباط است که می‌تواند به آسان شدن و انعطاف زمانی و مکانی در انجام وظایف کاری شرکت‎‌ها و سازمان‌ها کمک کند. خدماتی مانند خدمات ارتباطی رایانه‌ای، اینترنت، پست الکترونیکی، موبایل، فکس و. می‌توانند فراهم آورندۀ زمینه‌های اصلی دورکاری باشند.

اهمیت و ضرورت دورکاری

دورکاری همیشه چالش‌ها و مشکلاتی برای کارمندان و کارفرمایان داشته است، با این حال این چالش‌ها هیچ‌گاه نتوانسته‌اند بر اهمیت انجام دورکاری سایه بی‌اندازند و آن را کم‌رنگ کنند. برخی از بزرگ‌ترین چالش‌های کارفرمایان شامل کارکنانی است که نمی‌دانند مدیریت وقت و ارتباط بین کارمندان به چه صورت است.
پس عجیب نیست اگر اکثر مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها با این شیوۀ کاری مخالف و تابع نگاهی سنتی باشند اما اهمیت و ضرورت دورکاری، بیش از هرزمانی دیگری خودنمایی می‌کند.
اگر چه نباید دورکاری را شیوه‌ا‌ی به حساب آورد که می‌تواند به‌صورت صد درصد جایگزین روش کاری سنتی شود ولی مزایای این امر به حدی زیاد است که بسیاری از شرکت‌ها را برای فراهم آوردن زیرساخت‌های دورکاری در محیط کاری خود، تشویق و ترغیب می‌کند.

مزایای دورکاری کارمندان برای سازمان‌ها

دورکاری همواره می‌تواند شامل مزایای فردی، سازمانی و اجتماعی باشد. همان‌طور که گفتیم انعطاف زمانی و مکانی در انجام کارهای شرکتی از جمله مزایایی است که به کمک استفاده از تکنولوژی و ارتباطات، برای فرد دورکار فراهم می‌شود اما ماجرا به همین یک مورد ختم نخواهد شد.
وقتی که فرد از کنترل‌های سازمانی و مدیریتی خارج می‌شود می‌بایستی تلاش برای افزایش عملکرد خود را از طریق خود مدیریتی بیشتر کند. این مورد می‌تواند یکی از مهم‌ترین مزایای انجام دورکاری برای سازمان‌ها و افراد باشد. مواردی از مزایای دورکاری که برای فرد، سازمان و جامعه مورد بررسی است به شرح زیر خلاصه می‌شود:

1. افزایش بازده و بهره‌وری
2. انعطاف پذیری در زمان و مکان
3. افزایش صرفه‌جویی در هزینه‌ها
4. کاهش حجم ترافیک درون شهری
5. دسترسی کار برای افراد با مشکلات خاص جسمی حرکتی

زیرساخت‌های لازم برای دورکاری پرسنل

دورکاری به همان اندازه که می‌تواند کمک‌کننده باشد نیازمند در اختیار داشتن ابزار و ااماتی است که بیشتر در بستر اینترنت و فناوری ارتباطات تعریف می‌شود. زیرساخت‌های ارتباطی مهم‌ترین بخشی است که برای آماده‌سازی شرکت‌ها به ‌‌منظور اصول دورکاری باید درنظر گرفته شود. کمتر از یک درصد ارتباطات دیتای کشور پرسرعت تلقی می‌شود و از طریق ADSl» در اختیار مردم قرار گرفته است.
این درحالی است که حداقل نیاز برای ارتباطات دورکاری، داشتن یک خط انتقال با سرعت بالا است. فناوری‌های زیادی در بستر اینترنت و نرم‌افزارها وجود دارند که می‌تواند زمینه‌ساز آماده‌شدن زیرساخت‌های دورکاری و استفاده از وسایل ارتباط جمعی مثل تماس‌های تصویری، صوتی، چت و. باشد.

voip و تلفن گویا

عمده آن‌چه که تا این‌جا در دورکاری تشریح شد، با زیرساخت‌های فعلی کشور امکان‌پذیر است. اموری که برای دورکاری تعریف شده با اینترنت دایل‌آپ و یا خطوط پرسرعت ADSL» هم انجام می‌شود، با این حال امکانات و مواردی وجود دارند که می‌تواند زیرساخت‌های دورکاری شرکت‌ها را بیش از پیش تسهیل کنند. یکی از همین مواردی که برای برقرار ارتباط میان فرد و سازمان ضرورت دارد، استفاده از ابزار و وسایلی است که توانایی انجام ارتباط سریع‌تر و بهتر را داشته‌ باشد.

استفاده از سیستم‌های ویپ و تلفن گویا یکی از بهترین بسترهای زیرساخت ارتباطی برای شرکت‌ها و کارکنان است. ویپ و تلفن گویا ازجمله سیستم‌های در حال توسعه است که در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلفی به‌کار گرفته‌ می‌شود. این سیستم‌ها درحال جایگزینی برای تلفن‌های سنتی قدیمی هستند که با سرعت؛ نصب و راه‌اندازی آسان امکانات پیشرفته تلفنی را برای شرکت‌ها فراهم می‌کنند.

همچنین در سیستم‌های ویپ و تلفن گویا بسیاری از محدودیت‌های سیستم تلفن سانترال برداشته شده است. دیگر نیازی به سیم‌کشی جدا نیست و می‌توان از همان بستر شبکۀ داخلی برای راه‌اندازی ویپ استفاده کرد. خود این مورد یکی از مزیت‌های اصلی ویپ و تلفن گویا است که شرکت‌ها برای فراهم کردن زیرساخت‌ها دورکاری پرسنل می‌توانند از آن استفاده کنند.

مزایای استفاده از سیستم ویپ و تلفن گویا 

با توجه به پیشرفت‌های تکنولوژی و سهولت ارتباط در هر شغلی، می‌توان به نسبت اهمیت و فوریت نیازهای ارتباطی، از سیستم‌های پاسخ‌گوی هوشمند (تلفن گویا) در شرکت‌ها بهره برد. در سیستم‌های معمولی مراکز تلفن سانترال خطوط داخلی به صورت محدود ارائه می‌شوند، درحالی‌که چنین محدودیتی در ایجاد شماره داخلی برای تلفن‌های گویا وجود ندارد. این اولین قدم برای فراهم آوردن زیرساخت‌های مهم در رابطه با دورکاری پرسنل شرکت‌ها است که سیستم‌های ویپ و تلفن گویا آن‌ها را پوشش می‌دهند.

قابلیت ارسال فکس بدون نیاز به خریداری کردن دستگاه فکس، به عنوان دیگر مزیت اصلی برای شرکت‌های مشترک سیستم‌های ویپ است. فکس سرور این سیستم، امکان دریافت، توزیع و ذخیرۀ فکس‌های دریافتی را در Mail box» تعریف شده‌ای به صورت فایل‌هایی با فرمت pdf» فراهم می‌کند. در زمان دورکاری یکی از شرایط ویژه و مهمی که باید درنظر گرفته شود امکان برگزاری جلسات و حفظ ارتباط کاری میان مدیران و پرسنل شرکت است.

مزایای سیستم ویپ و تلفن گویا بسیار است، این سیستم‌ها با امکان برقراری تماس تصویری در هنگام مکالمه با استفاده از IP Phone»‌ های تصویری و همچنین برقراری کنفرانس تصویری پاسخ مناسبی برای رفع نیاز برقراری ارتباط بین پرسنل شرکت‌ها هستند. به‌طور خلاصه به چند مورد از مزایای اصلی استفاده از سیستم ویپ و تلفن گویا اشاره خواهیم کرد:

• عدم وجود محدودیت در شماره داخلی
• قابلیت ارسال فکس بدون نیاز به دستگاه فکس
• امکان برقراری تماس تصویری و ویدیو کنفرانس‌ها
• کارکرد سیستم در طول 24 ساعت شبانه‌روز
• قابلیت انتقال آسان خطوط داخلی
• استفاده از نرم‌افزار یا گوشی تلفن
• عدم مراجعۀ حضوری

تجارب دورکاری در کشورهای دیگر

برخی دولت‌ها سعی دارند با تغییر قوانین کار، شیوه و اصول دورکاری را گسترش دهند. برخی دیگر از کشورها، اقدام‌های حمایتی دیگری را انتخاب کرده‌اند. به‌عنوان مثال، در هلند از کارمندان دورکار مالیات‌های کمتری در زمینه تامین اجتماعی گرفته می‌شود.
کار از راه دور با نگرانی در مورد سلامت و ایمنی کارکنان در حال تبدیل شدن به یک هنجار جدید است به همین دلیل است که شرکت‌های بزرگ و شناختۀ جهانی که در زمینه فناوری فعالیت می‌کنند مانند آمازون، گوگل، فیس‌بوک و توییتر، از همان روزهای اولیه شیوع ویروس کرونا به روش دورکاری روی آوردند. اطلاعات کاری باید در یک بستر امن (اینترنت، اینترانت یا یک شبکه اختصاصی) انجام شود.

در کشورهایی که به دورکاری روی آورده‌اند اتوماسیون‌های اداری تحت وب با کیفیت بسیاری وجود دارند و می‌تواند مکاتبات اداری را به صورت آنلاین با کمک کارکنان انجام دهد. این‌که کمپانی‌های بزرگ در سراسر جهان چگونه توانستند به دورکاری و چالش‌های آن پاسخ دهند سوالی است که خیلی از کارفرمایان و کارمندان را تحت تاثیر قرار می‌دهد. اکثر کمپانی‌های بزرگ سعی کرده‌اند با مدیریت صحیح و براساس توصیه‌های مهم بهداشت جهانی بر وضعیت کار کارمندان خود نطارت داشته باشند.

توییتر از اولین کمپانی‌های بزرگ دنیا بود که به دورکاری روی آورد. در این زمان توییتر ت‌های کار از خانه را به شدت ترغیب کرد و دورکاری به به صورت اجباری را برای تمام کارکنان خود در سطح جهان اجرا کرد. همچنین فیس‌بوک نیز اعلام کرد تمام کارمندان خود را به دورکاری تشویق می‌کند.
آمازون دیگر کمپانی مطرح حوزۀ فناوری نیز به کارگران ساعتی خود بیش از ۱۰ هزار خدمات غذایی، تأمین کننده، امنیت و سایر کارمندان ساعتی در دفاتر واشنگتن خدمات ویژه پرداخت می‌کند که تحت تأثیر ت‌های کار از راه دور قرار گرفته‌اند.

voip و تلفن گویا؛ اصلی‌ترین ابزار دورکاری کارمندان

باید گفت با معنا و مفهومی از دورکاری آشنا شدیم. آموختیم که اصلی‌ترین ابزاری که برای انجام دورکاری وجود دارد استفاده از اینترنت و فناوری‌های پیشرفته ارتباطی است. هرچقدر که شرکت‌ها و سازمان‌ها به روش دورکاری روی می‌آورند به‌همان میزان نیز نیاز استفاده از ابزار سریع‌تر و کارآمدتر بیشتر خواهد شد.
استفاده از سیستم ویپ و تلفن گویا یکی از بهترین انتخاب‌هایی است که در فراهم آوردن زیرساخت‌های اساسی و کاستن از استرس‌ها و نگرانی‌های ممکن در دورکاری، به سبب محدودیت موجود در این روش؛ کمک‌کننده است. دریافت مشاوره و پشتیبانی از یک مرکز مطمئن می‌تواند به شما و مجموعه‌تان این اطمینان را بدهد که انتخابی درست و مفید داشته باشید.

آی پی فون (IP Phone) در اصطلاح به تلفن‌هایی گفته می‌شود که در شبکه ی ویپ (VoIP) به کار گرفته می‌شوند.  این تجهیزات با پشتیبانی از پروتکل SIP ، قابلیت تماس و انتقال صدا و تصویر را بر بستر شبکه IP همچون اینترنت، فراهم می‌سازند.

انواع تلفن تحت شبکه

• با سیم

رایج‌ترین مدل آی پی فون ها، مدل‌های باسیم هستند که از طریق کابل شبکه و پورت RJ45 به شبکه IP متصل می‌شوند.

• بی سیم

نوین‌ویپ با ارائه خدمات سیستم ویپ و تلفن گویا، جامع‌ترین راه‌کار یک‌پارچه‌سازی سیستم تلفنی و ارتباطی بر روی شبکۀ IP» را به شما معرفی می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه نصب و راه اندازی ویپ و تلفن گویا و ارتباط با مشاورین حرفه‌ای و باتجربۀ نوین‌ویپ، می‎توانید از طریق تماس با شمارۀ 91029108-021 و یا مراجعه به وبسایت نوین ویپ به آدرس www.novinvoip.com با ما در ارتباط باشید.

ممکن است شما هم با باتری گوشیتان مشکل داشته باشید! شاید مثل من هر جایی که می روید پاوربانک و شارژرتان همراهتان باشد. اگر فکر میکنید باتری گوشی هوشمندتان از کیفیت بالایی برخوردار نیست و کارایی روزهای اول را ندارد و به نظرتان شرکت سازنده مقصر است، بهتر است بدانید که کاملا در اشتباهید.

بلکه اشتباه از شما و کارهای اشتباهتان حین شارژ کردن است! اگر مشتاق هستید که روش صحیح شارژ باتری موبایل را یاد بگیرید، بهتر است ابتدا با کارهایی که حین شارژ کردن نباید انجام دهید آشنا شوید. پس با ما همراه باشید.

۱- روش صحیح شارژ باتری موبایل با استفاده از کابل شارژهای اصل

همیشه از کابل خود گوشی برای شارژ کردن استفاده کنید. شاید شما فکر کنید که همه ی کابل ها یکی هستند، اما اینطور نیست و استفاده از شارژرهایی غیر از شارژر خود گوشی، باعث ایجاد ولتاژهای ناسازگار شده که عمر باتری گوشی شما را کاهش می دهد. همیشه از کابل اصلی استفاده کنید و اگر می خواهید که آن را تعویض کنید حتما از نمایندگی ها رسمی این کار را انجام دهید.

تعمیر موبایل در محل

بهترین متخصص با کمترین قیمت

021-87700770

۲- بهترین روش شارژ تلفن همراه با عدم استفاده از ولتاژ ماشین و لب تاپ

پورتهای USB لب تاب و وسایل نقلیه، جریان الکتریسته کمتری را نسبت به آنچه گوشیتان نیاز دارد فراهم می کند که منجر به دیر شارژ شدن گوشی و کاهش عمر باتری آن می شود. بنابراین سعی کنید که هرگز گوشی را با ماشین و یا لب تاپ شارژ نکنید.

۳- بهترین روش صحیح شارژ باتری موبایل با برداشتن کاورگوشی هنگام شارژ

بهتر است بدانید که گرما دشمن باتری شماست. بنابراین هنگامی که میخواهید گوشیتان را به شارژ بزنید حتما کاور آن را در بیاورید. چرا که حین شارژ گوشی، دمای آن بالا می رود. خارج کردن کاور به کاهش اثر گرما کمک می کند.

۴- بهترین روش صحیح شارژ باتری موبایل با حذف وسایل جانبی گوشی حین شارژ

هنگامی که گوشی را به شارژ وصل میکنید وسایل جانبی مانند هندزفری و. را از آن جدا کنید. اینکار سرعت شارژ شدن را به طور قابل ملاحظه ای افزایش می دهد.

۵- نگه داشتن شارژ باتری بین ۸۰ -۳۰

یکی از مهم ترین اصولی که به افزایش طول عمر باتری موبایل کمک می کند، نگه داشتن شارژ باتری بین ۸۰-۳۰ است. اینکار به شدت برای باتری های لیتیوم یونی نسل جدید تلفن همراه ها توصیه می شود.

مقاله پیشنهادی:  مراحل گام به گام برای آماده سازی و نصب هواکش سرویس بهداشتی

۶- روش صحیح شارژ باتری موبایل در تنظیم روشنایی تلفن همراه

اگر گوشیتان دارای قابلیت روشنایی خودکار نیست بصورت دستی روشنایی گوشیتان را مطابق با محیطتان تنظیم کنید. اینکار مدت زمانی که باتری شما شارژ نگه می دارد را بطور قابل توجهی افزایش می دهد. همچنین اگر در جایی هستید و به شارژر دسترسی ندارید می توانید تلفن همراهتان را بر روی حالت صرفه جویی باتری تنظیم کنید.

۷- بهترین روش شارژ گوشی های هوشمند با عدم استفاده از سر شارژر و کابل متفاوت

هر دستگاهی نیاز به ولتاژ خاصی دارد که تنها با شارژر همراه با آن فراهم میشود. بنابراین گوشیتان را به هر شارژری وصل نکنید چرا که ممکن است ولتاژ بیشتر و یا کمتری را به گوشیتان وارد کرده و باعث آسیب به باتری آن شود.

۸- شارژر کردن در محیط مرطوب و یا گرم

گرم شدن کم باتری در حین شارژ طبیعی است. اما اگر دمای محیط اطراف نیز خیلی گرم و یا مرطوب باشد باتری ممکن است که بیش از حد گرم شود و بنابراین سرعت شارژ به شدت کاهش یابد. بنابراین همیشه گوشی را در محیط خنک و بر روی سطوح خشک شارژ کنید. فراموش نکنید که درجه حرارت بالا و رطوبت باعث آسیب رساندن به گوشی همراه می شود.

۹- استفاده از گوشی حین شارژ شدن

این بدترین عادت ما و بدترین کار برای از بین بردن باتری گوشی است. یکی از بهترین روش شارژ گوشی های هوشمند اینست که شما در یک مکان خنک گوشی را به شارژ وصل کنید و گوشی را هنگام اتصال به شارژ خاموش کنید.

توجه داشته باشید که هرگز قبل از شارژ ۵۰ درصدی از گوشی استفاده نکنید چرا که گرمای ناشی از شارژ شدن باعث می شود که پردازنده ضعیف شود. و اگر حین شارژ از تلفنتان استفاده کنید کارایی آن کاهش می یابد و باتری آن سریعتر خراب می شود. بهترین روش

۱۰- قطع اتصال به کامپیوتر بدون ایجکت کردن

همیشه یادتان باشد قبل از قطع کابل از کامپیوتر و یا لب تاب حتما ارتباطتان را ایجکت کنید. شاید این مسئله بسیار بی اهمیت و پیش پا افتاده به نظر برسد اما اثر مهمی بر روی عمر گوشی شما می گذارد.

در صف پاسخ‌گویی، شما نفر چهل و دوم هستید، لطفا منتظر بمانید.»
این جمله برایتان آشنا نیست؟!
دقیقه‌های طولانی که پشت تلفن به انتظار پاسخ پشتیبانی می‌نشستیم و بعد از پانزده دقیقه، هم‌چنان نفر چهل و دوم بودیم.
بلاتکلیفی و عدم آگاهی از این‌که چه مدت زمانی را باید پشت خط بگذرانیم ما را کلافه می‌کرد و اوقاتی نیز از پشتیبانی سرویسی که استفاده می‌کردیم، ناامید شده و به سرویس‌های دیگر روی می‌آوردیم.

اکنون، با توسعه دنیای ارتباطات و گسترش استفاده از سیستم‌های آنلاین و آی‌پی‌های بی‌شماری که در دست داریم، این امکان برای ما فراهم شده که تمامی باگ‌ها و نقایص سیستم‌های قبلی را جبران کنیم تا از یک سو مشتریان و مخاطبین ما از تاخیر در پاسخ‌گویی آزرده نشوند و از سوی دیگر با استفاده از امکانات جدیدی که سیستم‌های ویپ و تلفن گویا برای ما فراهم می‌کنند، رضایت خاطر مشتریان را جلب کرده و آنها را به استفاده از محصولات خود، تشویق کنیم.

در این مقاله بعد از آشنایی با تلفن گویا و ویژگی‌های آن با امکاناتی که تلفن گویای ویپ در اختیار ما می‌گذارد و همچنین تفاوت آن با تلفن گویای سانترال در پاسخ‌گویی به مشتری آشنا خواهید شد.

تلفن گویا چیست؟

تلفن گویا یا IVR یک سیستم خودکار تلفنی است که با مخاطبین در تعامل است و اطلاعات ویژه هر کاربر را در اختیارش قرار می‌دهد.
هم‌چنین تلفن گویا، امکان ایجاد منوهای ساده و پیچیده را به ارائه‌دهندگان این سرویس می‌دهد تا بهتر به مخاطب خود خدمات‌رسانی کنند.

بنابراین یک مجموعه می‌تواند با خرید نرم‌افزار و سخت‌افزار مورد نیاز تلفن گویا و یا از طریق پرداخت اشتراک ماهانه به سرویس میزبان تلفن گویا، از خدمات بی نظیر IVR بهره‌مند شود، اما سئوالی که ممکن است ذهن شما را درگیر کند این است که چرا شرکت و یا مجموعه من باید مجهز به سیستم تلفن گویا باشد؟

مزایای استفاده از تلفن گویا

فناوری تلفن گویا به شیوه‌های زیر می‌تواند به شما کمک کند:

• صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها

این سیستم قادر است تا جایگزین انسان شود و پاسخگوی سئوالاتی باشد که نیاز به مهارت‌های تفکر انتقادی ندارد. سئوالاتی مانند ساعت کار، راهنمای استفاده از محصولات و یا چگونگی سفارش محصول.
این روش هزینه‌های موسسه را نیز کاهش می‌دهد و دیگر نیازی نیست برای پاسخ‌گویی به سئوالات تکراری، منشی و یا کارشناس دیگری استخدام کنید.

• رضایت مشتری

این فناوری با پاسخ‌گویی سریع به تماس گیرنده، زمان انتظار را کاهش می‌دهد در نتیجه مشتری بدون سردرگم شدن میان انبوهی از شماره‌ها به راحتی با واحد مورد نظر خود ارتباط می‌گیرد.

• دسترسی سریع به اطلاعات تماس‌گیرنده

مزیت بزرگی که تلفن‌های گویا برای کسب و کارها ایجاد می‌کنند، تهیه لیستی کامل از اطلاعات تماس‌گیرندگان است. با این شیوه نه زمان شما برای جمع‌آوری این اطلاعات ضروری هدر می‌شود، و نه زمان و وقت تماس‌گیرنده. هم‌چنین در مواقع ضروری می‌توانید با مراجعه به این لیست، سریع با مشتری خود ارتباط برقرار کنید.

اکنون که به گوشه کوچکی از مزایای تلفن گویا اشاره کردیم، قصد داریم به بررسی جدیدترین تکنولوژی این حوزه یعنی ارائه تلفن‌های گویا از طریق سیستم ویپ و خطوط اینترنت و مزایای آن بپردازیم.

تلفن گویای ویپ یا سانترال؟!

با وجود تلفن گویا در سیستم ویپ هر سازمان، هدایت تماس به صورت خودکار با شخص مناسب در سازمان از طریق منوهای کاربردی، صورت می‌گیرد.
این فناوری با هدف پردازش اطلاعات و ارائه نتیجه هرچه مطلوب‌تر پدید آمده است و بدیهی است که تلفن گویا به تنهایی نمی‌تواند پاسخگوی نیازهای مشتری باشد و باید گزینه‌هایی در جهت ارتباط با نیروی انسانی نیز وجود داشته باشد. از این منظر تلفن‌های گویای ویپ و سانترال با هم شباهت و هم‌پوشانی دارند.

در ادامه این مقاله، با ویژگی‌های منحصر به فرد تلفن‌های گویای ویپ که آن‌ها را از تلفن‌های گویای سانترال متمایز می‌کند، آشنا خواهید شد.

1. هدایت به بخش مورد نظر

حتما برایتان پیش آمده است که هنگام تماس با یک مجموعه، صدای از پیش ضبط شده‌ای به شما می‌گوید: برای ارتباط با پشتیبانی عدد 1، خرید محصولات عدد 2 و بازاریابی عدد 3 را انتخاب کنید.»
شما عدد 3 را وارد می‌کنید و شبکه به شما می‌گوید: برای ارتباط با مدیرعامل عدد 1، امورمالی عدد 2 و . را انتخاب کنید.»
بدین ترتیب وارد زنجیره‌ای از پلان‌ها و استراتژی‌های صف پاسخگویی می‌شوید که شما را در جهت پاسخگویی هرچه بهتر هدایت می‌کند.

2. عدم انتظار

مشکل بزرگی که تلفن‌های سانترال دارند، عدم تخمین زمان انتظار و معطل شدن مشتری و تماس‌گیرنده برای مدتی نامعلوم است.
به عنوان مثال، تماس‌گیرنده نیم ساعت در صف انتظار می‌ماند و بعد از این‌که نوبتش رسید، منشی شبکه، او را به داخلی و اپراتور موردنظر متصل می‌کند.
بعد از اتصال تماس‌گیرنده به داخلی مورد نظر، شخص با صفی دیگر مواجه می‌شود. اینجاست که نیتی مشتری از انتظار طولانی نمود پیدا می‌کند و اگر شانس بیاورد و به داخلی دیگری متصل نشود، می‌تواند عدم رضایت خود را نیز بیان کند.!

تلفن‌های گویای ویپ این مشکل را با امکان برنامه‌نویسی و اتصال داخلی‌هایی موردنظر به شبکه، برطرف کرده‌اند تا در زمان و هزینه تلفن تماس‌گیرنده صرفه‌جویی شود.
هم‌چنین درصورتی‌که کاربر مایل باشد، می‌تواند سیستم انتظار را فعال کرده تا اپراتور یک تخمین از میانگین زمانی که باید در صف باشد را در اختیار او قرار دهد.

3. امکانات شخصی‌سازی شده

تصور کنید که شما نیاز دارید تا یک ساعت دیگر بلیط قطار خود را به تهران کنسل کرده و یک بلیط هواپیمایی لحظه آخر به مقصد کرمانشاه بگیرید. اگر شرکت خرید بلیط هواپیمایی شما مجهز به سیستم ویپ نباشد، شما باید دقایقی طولانی را در صف فروش بلیط سپری کنید تا نوبت شما شود و اپراتور پاسخ شما را بدهد.
در صورتی که آن شرکت می‌تواند با مجهز شدن به ویپ و افزایش تعداد شماره‌های داخلی، برای استرداد بلیط و فروش لحظه آخری نیز اپراتور به راحتی به نیاز شما پاسخ داده شود.

یکی از امکانات فو‌ق‌العاده‌ای که ویپ برای کاربران خود فراهم می‌کند، ایجاد خطوط تلفن متعدد و بدون محدودیت برای یک مجموعه است.
برخلاف تلفن‌های سانترال که یک مجموعه متوسط، نهایت می‌تواست ده الی پانزده داخلی داشته باشد، ویپ امکان ایجاد داخلی‌های متعدد برای شرکت را فراهم می‌کند. با این شیوه امکان رصد و پرداختن به مشکل هر تماس‌گیرنده به صورت شخصی نیز وجود دارد.

4. پلان‌های سفارشی 

امکاناتی بالاتر ذکر شد؛ مانند ایجاد شماره‌های داخلی و شبکه‌سازی برای دسترسی سریع مشتری همه در گرو امکان برنامه‌نویسی دقیق و با جزئیات سیستم‌های ویپ است که آن را با سانترال متمایز می‌کند. هم‌چنین از این برنامه‌نویسی می‌توان برای ایجاد سیستم نظرسنجی برای سنجش خدمات شرکت خود و سیستم مسابقه برای سرگرمی مشتری‌ها استفاده کنید.

5. کاربرد شبانه روزی

این سیستم محدودیتی در برقراری تماس ندارد و در هرزمانی کاربر می‌تواند از خدمات خودکار آن استفاده کند. هم‌چنین اگر مشکل کاربر برطرف نشد، می‌تواند با استفاده از مزیت پیامگیر صوتی که در ادامه آن را توضیح خواهیم داد با نیروی انسانی ارتباط برقرار کند.

6. صندوق پست صوتی

یکی از امکانات فوق‌العاده سیستم ویپ برای تلفن گویا امکان گذاشتن پیام صوتی است تا در صورتی که تماس‌گیرنده خارج از ساعت اداری تماس گرفت بتواند نیاز خود را به صورت ویس به جا بگذارد و در زمان مناسب منشی مربوط به مسئله با وی تماس برقرار کند.

7. امکان استفاده از تلفن تصویری

این مزیت نیز برتری خاصی به تلفن‌های گویا می‌بخشد. به طور مثال شما می‌توانید نقص‌های فنی ابزار یا سیستم خود را به صورت تصویری با پشتیبان‌ها در میان بگذارید تا آن‌ها بتوانند بهتر شما را راهنمایی کنند و یا با مشتریان خود با کنفرانس‌های تصویری، ارتباط برقرار نمایید.

8. امکان ارسال فکس بدون دستگاه

سرورهای ویپ امکان دریافت و توزیع و ذخیره فکس‌ها را با فرمت‌های تعریف شده مانند پی‌دی‌اف دارند و بدون نیاز به دستگاه‌های فکس که هزینه‌بر و جاگیر هستند می‌توانید فکس ارسال کنید.
فکس سرور تمام ارتباطات فکس یک سازمان را بدون نیاز به کاغذ یا دستگاه فکس انجام می‌دهد.

اکنون که به گوشه کوچکی از مزایای تلفن گویا را عنوان کردیم، در ادامه قصد داریم به بیان کاربردهای تلفن گویا بپردازیم. آیا اصلا نوع خدمات شرکت شما به گونه‌ای هست که به تلفن گویا نیاز داشته باشید؟

کاربردهای تلفن گویا 

در این قسمت سعی داریم تا لیست جامعی از مهم‌ترین مشاغلی که به سرویس تلفن گویا نیاز دارند را بیان کنیم.
اگر کسب و کار شما نیز در این دسته قرار می‌گیرد، اطمینان داشته باشید که برای افزایش کیفیت خدمات‌رسانی باید بخشی از هزینه‌های خود را برای نصب و راه اندازی تلفن گویا کنار بگذارید!

متداول‌ترین کاربرد تلفن گویا برای خودکارسازی تماس‌های ورودی و خروجی و مسیریابی تماس‌ها و ارائه اطلاعات مناسب به مخاطب است.
به طور مثال هنگامی که یک مشتری با سینما تماس می‌گیرد تا درباره زمان فیلم سوال کند. این سرور از یک پایگاه داده به روزرسانی شده، اطلاعاتی به روز درباره زمان پخش فیلم‌ها در هر سینما را به مشتری ارائه می‌دهد تا هم، زمان انتظار در مکالمه کمتر شود و هم منجر به رضایت بیشتر مشتری شود.
بنابرین برای کنسرت‌ها، تئاترها، سینماها، مراکز درمانی و بهداشتی، پایگاه‌های نظامی و هر کسب و کاری که دارای مرکز تماس می‌باشد؛ نیاز به اپراتور پیشرفته تلفن گویا وجود دارد.

از دیگر کاربردهای تلفن گویای ویپ می‌توان به انتقال حساب‌های بانکی و سهام، مسیریابی تماس با دفتر فروش یا دفتر مدیریت، جستجوی اطلاعات انتخابی و . اشاره کرد.
تلفن گویا مشتریان را قادر می‌سازد تا فرم‌های سفارش فروش را با یک صفحه کلید پر کرده تا رایانه فرم تکمیل شده را به فروشنده ارسال ‌کند.
هم‌چنین بازاریابان می‌توانند از طریق این سیستم برای ارسال نظرسنجی جهت سنجش علاقه به یک محصول یا خدمات دیگر استفاده کنند.
پزشکان نیز می‌توانند از تلفن گویا برای رونویسی از یادداشت‌ها و سوابق بیمار استفاده کرده و یک نسخه از این سوابق را به مطب خود ارسال کنند.

سخن آخر اینکه.

خدماتی که هر مجموعه ارائه می‌دهد کاملا همسو با کاربردهای بالاست یا به نوعی با آن ارتباط دارد، اما اگر شما هنوز برای راه‌اندازی سیستم تلفن گویا دست به کار نشده‌اید و مردد هستید، همین حالا با مشاوران نوین ویپ تماس بگیرید و به صورت رایگان از مزایای ویپ، آگاه شده و برای بهبود کیفی خدمات خود، از این سرویس بهره ببرید.

هم‌چنین می‌توانید با مراجعه به وبسایت نوین ویپ به آدرس www.novinvoip.com از خدمات و تعرفه محصولات نیز آگاه شوید.